Digitale Rechnungsprüfung

Auch bei der Rechnungsprüfung hat die Digitalisierung Einzug gehalten: „Die Jahresrechnung 2021 prüften wir erstmalig digital“, berichtete Georg Stelzer als Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses. Sieben PC-Arbeitsplätze wurden den Ausschussmitgliedern zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die Belege erfolgte auf den digitalen Endgeräten kabellos über das WLAN im Sitzungssaal.

Über eine gesicherte Verbindung wurde dann wiederum auf das Rechenzentrum zugegriffen. Der Markt Hofkirchen nutzt in diesem Zusammenhang einen Langzeitspeicher, auf dem sämtliche Belege und Kassenunterlagen revisionssicher archiviert werden können. Die Daten sind dort gegen Datenverlust, Hardwareausfall und Fehlkonfiguration sicher verwahrt.

Für die Prüfung digitaler Rechnungen gelten dieselben Vorschriften wie für Papierrechnungen. Auch digitale Rechnungen müssen daher formal, sachlich und rechnerisch geprüft werden.

Nach einer Einweisung durch den Kämmerer Michael Rieger, der sich für den Einzug des digitalen Rechnungswesens/der Rechnungsprüfung besonders eingesetzt hat, wird mit der Prüfung begonnen.

Nach zwei Rechnungsprüfungs-Terminen konnte folgendes Fazit gezogen werden:
•schnelles Auffinden elektronischer Rechnungen durch Volltextsuche und automatische Verschlagwortung; • automatisierte, digitale Workflows – ohne Papier, ohne Kopien; •Kostenersparnis beim Drucken und Kopieren; •Minimierung beim Papierverbrauch verbessert Umwelt- und Klimaschutz. − red